În următoarele paragrafe îți vom prezenta modul în care funcționează modulul de pontaj din aplicația HRiFlow. Vei afla detalii despre funcționalitățile sale, despre modalitățile prin care angajații își pot înregistra prezența, sau cum sunt înregistrate și compensate orele lucrate suplimentar sau în zilele de weekend și sărbători legale, printre altele.

Ce este HRiFlow?

HRiFlow este o aplicație pentru înregistrarea prezenței, salarizare și resurse umane utilizată de peste 600 de companii românești și internaționale cu peste 50.000 de angajați înregistrați în platformă. Datorită funcționalităților oferite și deschiderii către implementarea de noi funcționalități la cererea clienților, aplicația se adresează companiilor de orice dimensiune. În prezent, avem în portofoliu atât firme mici, cu câțiva angajați, cât și firme cu peste 1000 de angajați.

Aplicația este compatibilă cu orice dispozitiv cu o conexiune stabilă la internet (telefon, tabletă, pc). Poate fi integrată inclusiv cu echipamente fizice de înregistrare a prezenței (aparat de înregistrare a prezenței prin Face id, amprentă, cartelă). Datele de pontaj înregistrate prin dispozitivele de pontaj ajung în aplicație și pot fi utilizate în rapoarte sau calculul salariilor.

Actualizăm în mod constant aplicația cu noi funcționalități și îmbunătățim pe cele existente pentru a fi mai aliniați la cerințele clienților și la modificările legislative.

Program de lucru

Aplicația îți dă libertatea să creezi programe de lucru diverse:

• Program de lucru fix, spre exemplu program de la 9 la 17, de luni până vineri;
• Program de lucru flexibil, care lasă fiecare angajat să își înceapă ziua de muncă la o oră diferită, cu condiția să muncească numărul de ore stabilit în contract;
• Program de lucru inegal, unde numărul de ore lucrate va diferit de la o zi la alta, după nevoile companiei;
• Program de muncă în ture și schimburi, cu ture de zi și de noapte și procent diferit de compensare;
• Program de lucru diferențiat – full time și part time;
• Program de lucru în care angajații lucrează în regim full remote sau lucrează câteva zile de acasă și câteva zile de la birou, iar aplicația ține evidența acestor zile;
• Angajați care lucrează din mai multe locații – aceștia se pot ponta pe diversele locații, iar aplicația păstrează coordonatele GPS, ora de intrare și ieșire, dispozitivul de pe care s-a pontat;
• Programe de lucru diferite în cadrul aceleiași companii, spre exemplu, personalul din fabrică lucrează în schimburi, în timp ce departamentul administrativ lucrează pe un program normal;
• Programe de pontaj speciale pentru anumiți angajați (contracte de colaborare, contracte cu normă redusă pentru minori etc.).

Metode de înregistrare a prezenței

• Pontare din aplicație: de pe calculator, tabletă sau telefon mobil;
• Pontare prin cod PIN: angajații își introduc propriul cod personal atribuit contului său pentru a se ponta. Potrivită pentru companiile care caută o metodă simplă și necostisitoare de pontare;
• Pontare prin cod QR: codul se printează și se afișează la intrarea în clădire. Angajatul îl va scana, va introduce un cod unic, iar pe baza sa prezența va fi înregistrată în aplicația HRiFlow.

În cazul în care se dorește evitarea situațiilor în care angajații își pontează și pe ceilalți colegi, se recomandă optarea pentru o soluție mai sigură, cum ar fi pontarea printr-un dispozitiv de control acces (scanare facială sau amprentă). 

• Pontarea printr-un link unic: un lider de echipă primește un link unde va introduce datele de acces, iar mai apoi fiecare angajat își va introduce prezența. Util în echipele care practică munca pe locații, cum sunt construcțiile, în care angajații nu au acces permanent la telefonul personal.

Pe lângă orele de intrare și de ieșire, aplicația preia și informații precum locația și dispozitivul de pe care angajatul s-a pontat. 

Pentru a elimina situațiile în care angajații se pontează din afara sediului, poate fi activată opțiunea de geofencing. Administratorul îngrădește o zonă ca autorizată, spre exemplu, sediul sau alt punct de lucru, iar odată configurată, pontajul va fi posibil doar din perimetrul stabilit. Dacă angajații vor încerca să se ponteze din altă locație, pontarea nu va fi înregistrată în sistem.

Dispozitive de pontaj

• Pontaj prin dispozitivele fizice cu control acces: pontare cu cartela RFID, scanarea amprentei sau recunoaștere facială;
• Pontaj prin dispozitiv industrial: angajatul scanează cartela RFID și alege proiectul pe care se pontează. Datele pontării (ora de intrare/ieșire, dispozitivul, locația) se transmit în aplicația HRiFlow, de unde responsabilii de proiect vor putea urmări prezența și orele muncite pe fiecare proiect, precum și stadiul acestuia. Dispozitivul este rezistent la praf și la temperaturi extreme, recomandat în special pentru echipele care își desfășoară activitatea în medii industriale;
• Pontaj prin dispozitiv office: funcționează ca un dispozitiv industrial cu cartelă, însă este mai recomandat pentru spațiile ferite de praf, de umiditate și de temperaturi extreme.
• Pontaj printr-un cititor: se conectează la orice laptop sau calculator. Dispozitiv de mici dimensiuni, potrivit pentru sediile cu spațiu limitat.

Planificare program de lucru

În HRiFlow creezi modele de program de lucru (configurezi pauze, setezi dacă programul de lucru va fi aplicat sau nu în zilele libere legale și zilele de weekend) și le atribui angajaților. 

Procesul este următorul:

1. Se creează modelele de program de lucru: program de muncă full time, part time, sau pe schimburi (tură de zi, de noapte..)
2. Se alocă modelele angajaților și intervalul de timp în care modelul va fi aplicat
3. Aplicația atenționează HR-ul dacă observă neconformități în pontaj, de exemplu, atunci când constată că unui angajat nu i-au fost alocate zile libere suficiente între ture sau dacă orele planificate depășesc limita admisă.

Ore lucrate, neconformități program de lucru

Timpul lucrat de către angajați se calculează plecând de la orele de intrare și de ieșire și  programul de lucru pentru fiecare angajat.

Sistemul atenționează responsabilii HR în momentul în care:

• Un angajat întârzie la muncă: poate fi setată o regulă ca, dacă angajatul întârzie mai mult de 15 minute, aplicația să notifice HR-ul și angajatul în cauză;  
• Pontarea este incompletă: poate fi setată o regulă prin care, dacă angajatul a uitat să se ponteze de ieșire, dar și-a înregistrat intrarea, să fie notificat HR-ul de acest lucru, iar ora de ieșire să devină ora de încheiere a programului de muncă stabilit în contractul de muncă;
• Corectarea pontajului: poate fi setată opțiunea ca, dacă data de intrare și ieșire se află în afara programului normal de muncă (spre exemplu, program de muncă de la 8 la 16 – pontarea la 7:50 și ieșirea la 16:25), orele din afara intervalului nu se consideră suplimentare;
• Înregistrarea orelor suplimentare: orele muncite peste program pot fi înregistrate ca muncă suplimentară. De exemplu, pentru un angajat cu program de lucru de la 08:00 la 16:00, care se pontează de ieșire la ora 19, cele 2 ore din afara programului vor fi considerate suplimentare și se vor compensa, dacă politica companiei o prevede, prin timp liber sau prin plată;
• Timp liber muncă pe schimburi: responsabilul HR poate fi atenționat în momentul în care planificarea făcută nu respectă legislația, spre exemplu, dacă zilele libere dintre schimburi sau dacă norma de muncă lunară a fost depășită.

Acestea sunt doar câteva dintre configurările care se pot aplica programului de lucru în  HRiFlow. În cazul în care se dorește implementarea unor reguli mai specifice pentru compania dumneavoastră, suntem deschiși să le implementăm.

Rapoarte HR

Foaia colectivă de prezență se va popula pe măsură ce angajații își înregistrează prezența la locul de muncă. Raportul va afișa informații precum:

• numărul de ore muncite în fiecare zi și totalul lunar;
• numărul de ore în care angajatul a fost plecat în concediu;
• norma de lucru lunară;

Raportului standard i se pot adăuga coloane noi (o coloană care aduce informații referitoare la orele planificate din trecut, de exemplu, total ore de noapte ultimele 60 de zile sau totalul ore suplimentare efectuate într-o perioadă dată.

Pe lângă raportul de pontaj mai este disponibil un raport cu orele suplimentare și învoirile efectuate, precum și un raport în care să planifici programul de lucru al angajaților.

Decizi cine are acces la rapoarte și la care, cine are acces la programul de lucru, sau în programul de salarizare.

Raportul de planificare versus prezența reală  

Raportul de planificare afișează programul pe care angajații ar trebui să-l urmeze într-o lună dată (zilele, numărul de ore și zilele în care trebuie să se prezinte la muncă). În schimb, raportul de prezență reală arată orele lucrate efectiv, calculate pe baza orelor de intrare și ieșire, a orelor suplimentare și a invoirilor.

Raportul de pontaj poate fi înghețat. Mai exact, poți îngheța versiunea de pontaj la final de lună care reflectă întocmai conținutul raportului la momentul finalizării calculelor lunare. Astfel, orice modificare adusă raportului (adăugarea unei prezențe, a unui concediu etc.) va apărea în foaia de pontaj principală, însă nu și în versiunea înghețată. Citește mai multe despre funcționalitatea de înghețare a foii de pontaj din articolul dedicat.

Toate rapoartele disponibile în HRiFlow pot fi descărcate în format PDF sau Excel sau printate. Este posibilă filtrarea și descărcarea unui raport de pontaj sau de planificare care să afișeze doar angajații dintr-o anumită echipă, locație, departament sau proiect.

Schimb de ture

Pentru situațiile neprevăzute, în care angajații care muncesc în ture și sunt nevoiți să lipsească într-o zi anume, pot depune în aplicație o cerere de schimb de tură. După ce selectează data în care nu se pot prezenta și înlocuitorul, responsabilul HR, sau liderul de echipă, după caz, este notificat în aplicație, pe email sau pe telefonul mobil și aprobă sau respinge cererea. 

Calcul și compensare muncă suplimentară

Aplicația extrage orele suplimentare din diferențele dintre pontaj și programul de lucru și le adaugă într-un raport dedicat. Ulterior, aceste ore sunt compensate conform politicilor companiei, prin timp liber, spor la salariu, sau anulare, dacă contractul de muncă nu prevede recompensarea. 

Pentru cazurile în care angajații muncesc în sărbătorile legale, în weekend sau pe timp de noapte și aceste ore trebuie compensate, fiecare cu un anumit spor, aplicația le permite administratorilor să configureze, pentru fiecare caz, procentele și modul de calcul. Valoarea bănească a muncii efectuate în aceste zile va fi calculată și transmisă în statul de plată, iar angajaților, comunicată în fluturașul de salariu.

Pontarea pe proiecte

Aplicația permite și pontarea pe proiecte. Managerii de proiect creează proiecte și alocă responsabilii, iar aceștia din urmă se pontează pe proiectul sau subproiectul pe care au fost asignați. Responsabilii urmăresc progresul și iau decizii informate: care va fi costul total al proiectului, dacă va fi finalizat la timp sau dacă mai este nevoie de personal pentru aducerea la bun sfârșit a proiectului.

Orele muncite pe un proiect sunt detaliate într-un raport în care este calculat timpul total muncit pe proiect, cu defalcarea acestuia pe angajați și echipe. 

Pentru companiile de prestări servicii, proiectele pot fi marcate ca facturabile și se poate seta un cost pe oră, metru pătrat sau unitate de produs, iar aplicația va calcula costul total al proiectului.

Dacă proiectele sunt private, doar managerul de proiect și colaboratorii vor vedea proiectul și se vor putea ponta pe el.

Integrare cu evidența angajaților, concedii și documente

Modulul de pontaj comunică cu celelalte module HRiFlow:

• Soft concedii: cererile de concediu de odihnă, concediu medical sau alte tipuri de absențe se introduc în aplicație, managerul le aprobă digital, iar zilele corespunzătoare apar în fișa de pontaj;
• Documente și adeverințe: din cererile aprobate se generează documente oficiale, care pot fi semnate digital;
• Evidența angajaților: fiecare angajat are un profil personal unde sunt trecute toate modificările contractuale, istoricul evenimentelor adăugate (concedii, ore suplimentare, învoiri, etc.) și un dosar cu toate documentele sale. Accesul la aceste date personale este limitat la responsabilul de personal;
• Salarizare: orele pontate, orele suplimentare și zilele de concediu înregistrate în aplicație, sporurile și reținerile sunt luate în calcul la determinarea salariului pe care compania are obligația de a-l oferi angajatului;
• Tichete de masă: numărul de tichete de masă depinde de numărul de zile lucrate. Aplicația se folosește de informațiile din raportul de pontaj pentru a determina numărul acestora și suma totală ce va fi transmisă angajaților. 

Alte precizări utile

• Aplicația poate fi accesată de pe telefon (iOS/Android), tabletă, calculator (aplicație desktop sau browser);
• Oferim 15 zile de testare gratuită printr-un cont nou sau, la cerere, o demonstrație live cu un specialist HRiFlow;
• Prețul abonamentului variază în funcție de numărul de angajați și de modulele activate (salarizare, evaluări, documente, rapoarte etc.).

Servicii de salarizare și externalizare a salarizării

Pe lângă programul de salarizare, HRiFlow oferă și servicii de externalizare a salarizării și de consultanță, gândite pentru companiile care preferă să lase tot procesul în grija unei echipe de specialiști. Externalizarea cuprinde calculul salariilor, emiterea și transmiterea fluturașilor, întocmirea declarațiilor fiscale, gestionarea documentelor de personal, precum și transmiterea contractelor și a altor operațiuni în REGES Online. 

Din partea de consultanță fac parte actualizările legislative periodice și asistența la inspecțiile fiscale sau de muncă. Detalii suplimentare despre acest serviciu găsești pe pagina dedicată serviciilor de externalizare.